Für die Modularisierung und Standardisierung in der technischen Dokumentation bedarf es nicht immer der Implementierung umfangreicher Redaktionssysteme und Tools. Inzwischen gibt es viele „kleine“ Systeme auf dem Markt, die kostengünstig in der Anschaffung sind und deren Funktionsumfang ebenso breit gefächert ist wie der „großer“ Redaktionssysteme. Damit erfüllen sie auch die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMUs). Die KERN AG unterstützt diese bei der Auswahl eines geeigneten Redaktionssystems und berücksichtigt dabei nicht nur die Anforderungen, das Produkt, die Schnittstellen und die einzusetzenden Mitarbeiter, sondern auch das verfügbare Budget.
MS Office und DTP-Programme wie InDesign bieten wenige bis keine sinnvolle Automatisierungsfunktion für technische Redakteure. Meist werden komplette Dokumente als Vorlagen für die nächsten Projekte verwendet. Dabei geht häufig die Übersicht der bereits erstellten und übersetzten Inhalte verloren. Oft werden dadurch Texte wiederholt neu erzeugt, wodurch eine weitere sprachliche Variante für die Übersetzung erstellt wird. Dies stellt auf Dauer einen ineffi zienten Kostentreiber dar. Durch den effizienten Einsatz eines Redaktionssystems kann mit Hilfe von Modularisierungen und Standardisierungen dieser Mehraufwand deutlich reduziert werden.
Optimierungspotential von Redaktionssystemen nutzen
Technische Redakteure und Dokumentationsmitarbeiter können durch den Einsatz eines Redaktionssystems von zahlreichen Funktionen profitieren. Folgende Systemeigenschaften erleichtern das Tagesgeschäft maßgeblich:
Strukturierte Erfassung von Inhalten
Effiziente Verwaltung von Texten, Grafiken und anderen Daten
Integrierte Datenbank
Gezieltes Auffinden von Inhalten durch spezielle Suchfunktionen
Wiederverwendung bereits erfasster und übersetzter Inhalte
Unterstützung bei Terminologie, Übersetzung und Publikation
Kleine Redaktionssysteme mit starken Funktionen
Neben umfangreichen Systemen gibt es auch kleine Lösungen, die weniger komplex sind, sich mit wenig Aufwand installieren lassen und zudem kostengünstig in der Anschaff ung sind. Viele dieser Lösungen basieren auf XML und nutzen zum Teil MS Word als Editor.
Funktionsumfang:
Speichern und Verwalten von Inhalten in Modulen
Nachweis über die Verwendung von Modulen
Versionskontrolle
Variantenbildung
Suche nach bestimmten Inhalten und Objekten
Zuweisung von Metadaten für Objekte
Verwendung unterschiedlicher Layouts (z. B. für OEM-Dokumente)
Automatische Zusammenstellung oder Filterung von Modulen
Automatische Erkennung noch nicht übersetzter Module
Autorenunterstützung
Terminologiekontrolle
Publikation in verschiedenen Ausgabeformaten (PDF, Hilfe-Formate, HTML)
Komplexe und einfache Systeme weisen die Gemeinsamkeit auf, dass sie eine Datenbank verwenden, in der die Inhalte (z. B. Texte und Bilder) als einzelne Einheiten (Module) gespeichert und verwaltet werden.
Schnittstellen-Anbindung für schnelle Übersetzungen
Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl von Redaktionssystemen ist die Integration in die bestehende Systemlandschaft der Unternehmen. Viele der kleinen Lösungen bieten offene Schnittstellen wie APIs an und können somit beispielsweise an Übersetzungstools angebunden werden. Die KERN AG bietet viele eigene technische Lösungen zur Automatisierung von Übersetzungsprozessen. So können über die Portallösung portal4client™ die fertiggestellten Module im Redaktionssystem automatisiert zur Übersetzung freigegeben werden, wodurch jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand eingesehen werden kann. Zudem bietet das Portal noch viele weitere Funktionen, die den administrativen Aufwand umfangreicher Übersetzungsprojekte erheblich erleichtern, wie etwa die Integration unternehmensinterner Terminologiedatenbanken. Die Spezialisten der KERN AG beraten Unternehmen umfassend und ermitteln gemeinsam, welches Redaktionssystem für den eigenen Bedarf am geeignetsten ist.
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