Le client – un prestataire de services mondial dans le domaine de l’amélioration des sols ainsi que producteur et développeur de gros équipements brevetés pour l’industrie du bâtiment – avait toujours attaché une grande importance à la qualité. Dans le cadre du développement d’un nouveau produit, la documentation technique se devait donc d’être vérifiée et, le cas échéant, actualisée.
Un contrôle de documents détaillé montre les besoins d’optimisation
La vérification approfondie des documents par KERN AG a confirmé la grande qualité préexistante des informations d’accompagnement du produit au regard de la classification, de la structure et de l’exhaustivité, ainsi que du respect des lois et des normes et directives spécifiques au produit. En tant que spécialistes reconnus dans la vérification et la rédaction d’informations techniques sur les produits, les rédacteurs du prestataire de service intégral ont cependant mis en évidence de nombreuses possibilités d’amélioration : qu’un design optimisé permettrait de présenter les contenus de façon plus moderne et plus claire, tandis qu’une structure plus efficace ferait économiser de la place et donc des coûts d’impression. Dans une offre sans engagement, KERN AG a proposé au client, outre la correction des lacunes, d’effectuer la modernisation des documents.
Première étape – bien planifier
Le client a décidé, sur la base des résultats du contrôle des documents, d’élargir la collaboration avec KERN AG à tout le domaine d’activités proposé. Le but était désormais, outre la correction et une illustration technique complètement nouvelle, la traduction du texte en six langues. Avec cette nouvelle commande, qui surpassait de loin la commande originelle en termes de complexité et d’effort, la première tâche était de développer un calendrier commun. En étroite collaboration avec le client, les gestionnaires de projet de KERN AG ont donc élaboré un calendrier individuel déterminant, outre les différentes étapes de travail à mener, également la quantité de personnel à employer, et fixant par écrit des jalons afin de pouvoir contrôler et évaluer de façon professionnelle le travail sur le long terme.
Une petite équipe, un grand impact
La coordination étroite avec le client et la planification précise par les gestionnaires de projet de KERN AG ont permis de travailler avec une équipe réduite, mais hautement spécialisée. Une évaluation conjointe avec le client des processus de travail en cours avait également lieu régulièrement dans un cycle de huit semaines, de sorte que les ajustements éventuellement nécessaires étaient possibles rapidement et en toute transparence. Grâce à une hiérarchie plate, des circuits de décision et de communication courts, ainsi qu’à un échange rapide des données via des systèmes rédactionnels préexistants, il n’a jamais été nécessaire d’augmenter l’emploi du personnel, et donc des coûts.
Le résultat
La documentation technique finale était non seulement optimisée et exacte au niveau du contenu, mais posait également, en ce qui concerne les illustrations et les graphismes, de nouvelles références pour le client : des photographies simples remplaçaient les dessins et plans de montage professionnels, et les questions complexes étaient représentées par des visualisations professionnelles en 3D. Enfin, le client a pu profiter du service global de KERN AG qui, en tant que spécialiste de la traduction, a effectué celle-ci dans les six langues souhaitées grâce à des systèmes sophistiqués de mémoire de traduction efficaces en terme de temps et de coût. Les traducteurs employés – tous des spécialistes dans le domaine technique correspondant – ont de plus pu uniformiser la terminologie d’entreprise du client et fixer un standard de cohérence dont profiteront les traductions futures, et qui aidera à maîtriser les défis futurs dans le domaine de la fourniture d´informations multilingues.
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